به طور کلی سیستم اتوماسیون حضور و غیاب برای شرکتها و موسسات از بسیاری جهات، صرفه اقتصادی را در بر خواهد داشت . این سیستم با کنترل دقیق تردد پرسنل دخالت افراد غیر مسئول را به صفر رسانده و احکام محاسبات مربوط به کسرکار، اضافه و مرخصی را به صورت کاملا مکانیزه با اطلاعات جامع و کامل در اختیار مدیران قرار میدهد .
در ذیل به برخی از توجیهات اقتصادی پرداخته می شود. اگر حقوق و دستمزد هر ساعت کاری را به طور متوسط 000/9 ریال در نظر بگیریم بر اساس قانون وزارت کار بابت هر ساعت اضافه کاری 600/12 ریال و بابت هر ساعت کسر کاری 200/16 ریال محاسبه خواهد شد. کسر کار را میتوان به سه دسته تقسیم نمود( تاخیر در ورود، خروج بدون مجوز و تعجیل در خروج):
اگر در هر کارگاه، شرکت و یا موسسه روزانه یک سوم افراد دارای کسرکار، اضافه کار و مرخصی بدون مجوز باشند و در هر ماه 25 روز کاری در نظر گرفته شود، با توجه به جداول زیر میتوان حداکثر سه ماه پس از استفاده از دستگاه حضور و غیاب سوددهی دستگاه را مشاهده نمود. در محاسبات زیر، حداقل کسر کار، اضافه کار و مرخصی بدون مجوز را 15 دقیقه برای یک سوم افراد موسسه در نظر گرفته ایم.